Freelancer bewerten: Bewertungsbogen in 5 Schritten

Die meisten Fehlbesetzungen mit Freelancern fallen nicht durch mangelndes Können auf, sondern nach zwei oder drei Wochen durch Kleinigkeiten. Termine rutschen. Rückfragen kommen nicht. Das Ergebnis sieht anders aus als im Portfolio. Fast alles davon hätte man vorher sehen können, wenn man systematisch hingeschaut hätte statt nach Bauchgefühl.

Systematisch heißt hier nicht kompliziert. Es heißt: dieselben Fragen an alle Kandidaten, Notizen auf demselben Bogen, Entscheidung erst am Ende.

Warum Sterne auf Plattformen wenig sagen

Ein Profil mit 4,9 Sternen und 80 Bewertungen wirkt überzeugend. Das Problem: Auf den meisten Plattformen bewerten Auftraggeber und Freelancer sich gegenseitig, und wer eine schlechte Note vergibt, bekommt womöglich selbst eine. Projekte, die im Streit enden, werden manchmal gar nicht abgeschlossen und damit nie bewertet.

Brauchbarer sind die Texte unter den Sternen. Steht da „schnell und freundlich“, weißt du wenig. Steht da „hat unsere Shopify-Anbindung an das Warenwirtschaftssystem in drei Wochen umgesetzt und die Fehlerfälle dokumentiert“, weißt du deutlich mehr. Such gezielt nach Projekten, die deinem ähnlich sind. Wie die einzelnen Portale mit Bewertungen umgehen, steht im Vergleich der Freelancer-Plattformen.

Der Bewertungsbogen: fünf Kriterien mit Gewicht

Leg die Gewichtung fest, bevor du mit dem ersten Kandidaten sprichst. Sonst passt du sie unbewusst an den an, der dir am sympathischsten war.

• Ergebnis der Probeaufgabe35 %
• Relevante Arbeitsproben25 %
• Referenzen15 %
• Kommunikation im Erstgespräch15 %
• Preis und Verfügbarkeit10 %

Unsere Empfehlung für Software-, Design- und Marketingprojekte. Für reine Beratungsmandate eher Kommunikation höher gewichten.

Der Preis steht bewusst unten. Nicht weil er egal wäre, sondern weil er sich leicht vergleichen lässt und deshalb ohnehin zu viel Aufmerksamkeit bekommt. Wenn zwei Kandidaten fachlich gleichauf liegen, entscheidet er. Vorher nicht. Was in welchem Fachgebiet üblich ist, zeigt unsere Übersicht zum Freelancer-Stundensatz.

Vergib pro Kriterium 1 bis 5 Punkte, multipliziere mit dem Gewicht, addiere. Ein Kandidat mit 4,2 schlägt einen mit 3,6 klar. Bei 3,9 gegen 4,0 entscheidet das Gespräch, nicht die Nachkommastelle.

Arbeitsproben: Was davon war wirklich seins?

Ein Portfolio zeigt, woran jemand beteiligt war. Nicht, was er selbst gemacht hat. Die wichtigste Frage zu jeder Arbeitsprobe lautet deshalb: „Was genau war dein Teil?“ Ein Designer, der in einer Agentur am Relaunch eines bekannten Shops mitgearbeitet hat, hat vielleicht die Icons gezeichnet. Das ist legitim, aber etwas anderes als das ganze Design.

Je nach Fachgebiet lässt sich das unterschiedlich prüfen:

Bei Entwicklern hilft ein zehnminütiger Gang durch eigenen Code mehr als jede Selbstbeschreibung. Lass dir erklären, warum etwas so gebaut ist. Wer seinen eigenen Code nicht erklären kann, hat ihn vermutlich nicht allein geschrieben. Wenn dir selbst das technische Urteil fehlt, hol dir eine zweite Meinung, etwa über die kostenlose technische Erstberatung von OnlineBuilders.

Referenzen anrufen, nicht nur lesen

Schriftliche Referenzen sind fast immer positiv. Ein Telefonat von zehn Minuten bringt mehr, wenn du die richtigen Fragen stellst. Allgemeine Fragen („Waren Sie zufrieden?“) führen zu allgemeinen Antworten. Diese funktionieren besser:

• Wurde der vereinbarte Termin gehalten? Wenn nein, wann hat er Bescheid gegeben?
• Was lief schief, und wie ist er damit umgegangen?
• Würden Sie ihn für ein größeres Projekt wieder beauftragen?
• Gab es Nachforderungen beim Preis?

Achte auf Pausen. Ein zögerliches „Ja, schon“ auf die Frage nach einer erneuten Beauftragung sagt viel.

Formalien in fünf Minuten prüfen

Diese Prüfung kostet fast nichts und schützt vor unangenehmen Überraschungen bei Rechnung und Steuer.

• Vollständiger Name und Anschrift für die Rechnung
• Steuernummer oder USt-IdNr vorhanden
• Bei ausländischen EU-Anbietern: USt-IdNr über VIES geprüft
• Bei GmbH oder UG: Eintrag im Unternehmensregister gefunden
• Eigene Website oder Profil, das länger als ein paar Monate existiert
• Weitere Auftraggeber vorhanden (Indiz gegen Scheinselbstständigkeit)

Eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus der EU kannst du über das VIES-Portal der EU-Kommission prüfen. Kapitalgesellschaften findest du im Unternehmensregister. Fehlt ein Freiberufler dort, ist das normal und kein Warnsignal.

Der letzte Punkt der Liste hat einen rechtlichen Hintergrund. Arbeitet jemand nur für dich, mit festen Zeiten und eingebunden in dein Team, kann das als abhängige Beschäftigung gelten. Mehr dazu im Beitrag zur Scheinselbstständigkeit.

Was das Erstgespräch verrät

Im ersten Gespräch geht es weniger um Selbstdarstellung als um Arbeitsweise. Gute Freelancer fragen mehr, als sie verkaufen. Wer entscheidet bei euch? Was gibt es schon? Was passiert, wenn der Termin wackelt? Solche Fragen zeigen, dass jemand an das Projekt denkt und nicht nur an den Auftrag.

Hör genau hin, wie über frühere Probleme gesprochen wird. Lagen alle Schwierigkeiten immer beim Kunden, bist du vermutlich der nächste in dieser Geschichte. Konkrete Antworten schlagen glatte. „Wir haben den Import gestrichen, um den Launch zu halten“ überzeugt mehr als „Ich liefere immer pünktlich“.

Und achte auf die Antwortzeiten. Niemand muss binnen Minuten reagieren. Wer aber vier Tage braucht, um einen Termin zu bestätigen, während er um deinen Auftrag wirbt, wird danach kaum schneller.

Warnsignale, bei denen du abbrechen solltest

Manche Dinge lassen sich nicht wegverhandeln. Wer schon vor Vertragsschluss unzuverlässig ist, wird es danach selten weniger.

• Keine einzige Rückfrage zu deiner Projektbeschreibung, dafür sofort ein Festpreis.
• Arbeitsproben, die sich nicht zuordnen lassen oder nach Vorlagen aus Template-Shops aussehen.
• Druck zur schnellen Entscheidung („nur diese Woche frei“).
• Vorkasse von 100 Prozent, bevor irgendetwas geliefert wurde.
• Ausweichende Antworten auf die Frage, wer die Arbeit tatsächlich macht.

Der zweite und der letzte Punkt treten oft zusammen auf. Manche Profile gehören Vermittlern, die Aufträge an Dritte weitergeben. Das kann funktionieren, aber du solltest es wissen, bevor du unterschreibst.

Ein Sonderfall sind Profile, die zu glatt wirken: perfekte Texte, makellose Bilder, aber keine Spur außerhalb der Plattform. Kein Git-Profil, keine frühere Website, keine Erwähnung in einem Projekt. Das beweist nichts. Ein kurzer Videocall mit eingeschalteter Kamera und einer Frage zu einem Detail aus dem Portfolio klärt aber schnell, ob die Person dahinter die Arbeit kennt.

Die Probeaufgabe als letzte Prüfung

Alles bisher Genannte sind Indizien. Den eigentlichen Beweis liefert eine kleine echte Aufgabe, bezahlt und mit klarem Ergebnis. Sie macht im Bogen oben mehr als ein Drittel der Punkte aus, weil sie als einziges Kriterium zeigt, wie jemand mit deinem Projekt umgeht. Wie du sie zuschneidest und was sie kosten darf, steht im Artikel zur Probeaufgabe für Freelancer. Die passenden Fragen für das Gespräch davor findest du in unserer Liste der Fragen an Freelancer.

Dein nächster Schritt: Kopier die fünf Kriterien mit Gewicht in eine Tabelle, bevor du das erste Profil öffnest. Trag für jeden Kandidaten direkt nach dem Gespräch die Punkte ein, nicht erst am Abend.

Schritt für Schritt

1. Bewertungsbogen anlegen Kriterien und Gewichtung festlegen, bevor du den ersten Kandidaten sprichst.
2. Arbeitsproben prüfen Nach der eigenen Rolle in jedem Projekt fragen und Live-Ergebnisse oder Code ansehen.
3. Referenzen anrufen Zwei frühere Auftraggeber mit konkreten Fragen zu Termintreue und Problemen kontaktieren.
4. Formalien kontrollieren Rechtsform, Registereintrag bei Kapitalgesellschaften und USt-IdNr prüfen.
5. Bezahlte Probeaufgabe vergeben Eine kleine, echte Aufgabe mit klarer Abnahme an die zwei besten Kandidaten geben.

Häufige Fragen

Wie aussagekräftig sind Bewertungen auf Freelancer-Plattformen?

Begrenzt. Auftraggeber vergeben ungern schlechte Noten, und ein abgebrochenes Projekt taucht oft gar nicht auf. Lies die Textbewertungen statt der Sterne und achte darauf, ob ähnliche Projekte wie deins dabei sind.

Muss ein Freelancer im Handelsregister stehen?

Nein. Freiberufler wie Entwickler, Designer oder Texter sind meist nicht eingetragen, das ist normal. Tritt jemand als GmbH oder UG auf, sollte die Firma allerdings im Register auffindbar sein.

Wie viele Kandidaten sollte ich vergleichen?

Drei bis fünf ernsthafte Kandidaten reichen fast immer. Mit mehr verlierst du den Überblick, mit nur einem fehlt dir der Vergleichsmaßstab für Preis und Qualität.

Darf ich Referenzen ohne Zustimmung des Freelancers anrufen?

Frag vorher. Die meisten nennen dir ohnehin Ansprechpartner, und ein kurzer Hinweis vermeidet peinliche Situationen, wenn der frühere Kunde gar nicht weiß, dass er als Referenz genannt wird.